Der CIP-Code ist eine digitale Kennung, die jeder Handelspräsentation eines Medikaments in Frankreich zugewiesen wird. Er ermöglicht es, zwei verschiedene Verpackungen derselben Moleküle zu unterscheiden (z. B. Schachtel mit 14 Tabletten vs. Schachtel mit 28 Tabletten). Schnell zu erkennen, wo er sich auf einer Schachtel oder in einer Datenbank befindet, spart Zeit sowohl am Schalter als auch im Backoffice.
Datamatrix auf der Schachtel: der Bereich, der vorrangig auf einen CIP-Code überprüft werden sollte
Bei neueren Verpackungen ist der CIP13 oft nur im Datamatrix kodiert, ohne dass er systematisch in lesbaren Ziffern auf der Verpackung gedruckt wird. Diese Änderung in der Rückverfolgbarkeit verändert die Suchgewohnheiten.
Der Datamatrix befindet sich normalerweise auf einer Seiten- oder Rückseite der Schachtel, in der Nähe des linearen Barcodes. Dieser Bereich sollte zuerst überprüft werden. Ein einfacher 2D-Code-Scanner (Handscanner, mobile Scan-App) decodiert sofort den CIP13, die Chargennummer und das Verfallsdatum, die in diesem schwarz-weißen Quadrat enthalten sind.
Wenn der Code klar gedruckt bleibt, erscheint er meist unter dem linearen Barcode, vorangestellt mit dem Vermerk “CIP” oder “ACL”. Der Übergang vom 7-stelligen Format zum 13-stelligen Format hat zu einer anhaltenden Verwirrung geführt: Beide können auf derselben Verpackung coexistieren.
Der CIP13 ist die geltende Referenz für alle Abgabe- und Erstattungsoperationen. Ein Apotheker, der wo er den CIP-Code in der Apotheke finden kann, sollte das Scannen des Datamatrix systematisieren, anstatt visuell zu lesen.
ANSM-Datenbank E-CODex: einen CIP finden, ohne die Schachtel in der Hand zu haben
Die Schachtel ist nicht immer verfügbar. Lieferengpass, Anfrage eines Patienten am Telefon, administrative Überprüfung: Man muss in der Lage sein, einen CIP anhand des Namens des Medikaments oder seines CIS-Codes (Spezialitätenidentifikator) zu finden.
Die ANSM stellt die E-CODex-Datenbank zur Verfügung, die heruntergeladen werden kann und für jede Präsentation Folgendes enthält:
- Den 7-stelligen CIP-Code (altes Format, das noch in einigen Verwaltungssoftware verwendet wird)
- Den 13-stelligen CIP-Code (gültiges Format, das für die Abrechnung unerlässlich ist)
- Den administrativen Status der Präsentation (aktive Genehmigung, ausgesetzt, zurückgezogen)
- Den Vermarktungsstatus mit dem entsprechenden Meldedatum
Diese Datenbank ist die offizielle Quelle. Die Apothekenverwaltungssoftware (LGO) bezieht ihre Daten daraus, jedoch mit variabler Aktualisierungsverzögerung je nach Anbieter. Bei Zweifeln an einem Code ist die direkte Überprüfung in E-CODex schneller als ein Anruf beim Großhändler.
CIP7 und CIP13: das Verständnis der Entsprechung zwischen den beiden Formaten
Der CIP7 ist das historische alte Format mit 7 Ziffern. Der CIP13 hat ihn ersetzt, um sich an die internationalen Kodierungsstandards anzupassen. Beide identifizieren dieselbe Präsentation, aber der CIP13 enthält ein Präfix und zusätzliche Prüfziffern.
Der Club Inter Pharmaceutique (CIP), die Organisation, die diese Kodierung verwaltet, veröffentlicht eine Entsprechungstabelle zwischen den beiden Formaten. Diese Tabelle ist über die Website cipmedicament.org zugänglich. Sie ist besonders nützlich in drei Situationen:
- Migration einer alten Verwaltungssoftware, die die Referenzen im CIP7 gespeichert hat, zu einem neuen System
- Lesen alter Rezepte oder von regulatorischen Dokumenten vor dem Übergang zu CIP13
- Abgleich von Daten zwischen Krankenhausdatenbanken (die manchmal den UCD-Code verwenden) und Apotheken-Datenbanken
Der UCD-Code (Gemeinsame Abgabeeinheit), der im Krankenhaus verwendet wird, ist eine von CIP getrennte Kennung. Die Verwechslung der beiden führt zu Rückverfolgbarkeitsfehlern bei Rückgaben. CIP für die Apotheke, UCD für das Krankenhaus: diese Unterscheidung bleibt der zuverlässigste Anhaltspunkt.
Apothekenverwaltungssoftware: die Suche nach CIP im Alltag nutzen
Die meisten LGO ermöglichen eine direkte Suche nach CIP-Code in ihrer Hauptsuchleiste. Das Eingeben der 13 Ziffern (oder der 7 des CIP7, je nach Software) zeigt sofort das Produktblatt mit Preis, Lagerbestand, Erstattungssatz und generischen Äquivalenten an.
Diese Funktion ersetzt vorteilhaft die Suche nach dem Handelsnamen, wenn dieser Verwirrung stiftet. Zwei Spezialitäten mit ähnlichen Namen, aber unterschiedlichen Zusammensetzungen, lassen sich eindeutig durch ihren CIP unterscheiden. Für die Mitarbeiter bedeutet das Scannen des Datamatrix beim Empfang der Bestellungen, dass der Lagerbestand automatisch mit dem richtigen CIP13 aktualisiert wird, was die Inventarisierung verlässlich macht.
Neuere Software zeigt auch den Vermarktungsstatus aus den ANSM-Datenbanken an, was auf zurückgezogene oder als ausverkauft gemeldete Präsentationen hinweist. Die Überprüfung dieses Status zum Zeitpunkt der Abgabe verhindert, dass eine Schachtel ausgegeben wird, deren Präsentation zwischenzeitlich ausgesetzt wurde.
Unterschied zwischen CIP, EAN-Barcode und AMM-Nummer
Der CIP identifiziert eine Handelspräsentation (eine bestimmte Verpackung). Die AMM-Nummer identifiziert die Zulassung eines Medikaments, unabhängig von seiner Verpackung. Ein und dasselbe Medikament mit einer einzigen AMM kann mehrere CIP-Codes haben, wenn mehrere Verpackungsgrößen existieren.
Der EAN-Barcode (European Article Number), der auf der Verpackung sichtbar ist, kodiert den CIP13 in einem für Handels-Scanner lesbaren Format. Es handelt sich nicht um eine zusätzliche Kennung, sondern um ein Lesemittel. Das Scannen des EAN einer Medikamentenschachtel entspricht dem Lesen ihres CIP13.
Diese Überlagerung von Nummern schafft Verwirrung, insbesondere für Patienten, die versuchen, ihr Medikament online zu identifizieren. Der CIP ist der einzige Code, der spezifisch für die französische Pharmakette ist. Die anderen Identifikatoren (EAN, CIS, UCD, AMM) dienen ergänzenden Zwecken, ersetzen ihn jedoch nicht für die Apothekenverwaltung.
Der effektivste Reflex bleibt das Scannen des Datamatrix auf der Schachtel für eine sofortige Identifizierung und die Konsultation der E-CODex-Datenbank der ANSM, wenn die Schachtel fehlt. Diese beiden Zugangswege decken nahezu alle Situationen ab, die am Schalter auftreten.