De CIP-code is een numerieke identificatie die aan elke commerciële presentatie van een geneesmiddel in Frankrijk wordt toegekend. Het maakt het mogelijk om twee verschillende verpakkingen van dezelfde molecuul te onderscheiden (doos van 14 tabletten vs doos van 28, bijvoorbeeld). Het snel kunnen herkennen op een doos of in een database bespaart tijd aan de balie en in de backoffice.
Datamatrix op de doos: het gebied dat als eerste moet worden geïnspecteerd om een CIP-code te vinden
Op recente verpakkingen is de CIP13 vaak alleen gecodeerd in de Datamatrix, zonder dat deze systematisch in leesbare cijfers op de verpakking is gedrukt. Deze verandering in de traceerbaarheid verandert de zoekgewoonten.
De Datamatrix bevindt zich meestal op een zij- of achterkant van de doos, dicht bij de lineaire barcode. Dit is het gebied dat als eerste moet worden onderzocht. Een eenvoudige 2D-codelezer (scanner, mobiele scan-app) decodeert onmiddellijk de CIP13, het batchnummer en de vervaldatum die in dit zwart-witte vierkant zijn opgenomen.
Wanneer de code in het openbaar wordt afgedrukt, verschijnt deze meestal onder de lineaire barcode, voorafgegaan door de vermelding “CIP” of “ACL”. De overgang van het 7-cijferige formaat naar het 13-cijferige formaat heeft voor blijvende verwarring gezorgd: beide kunnen op dezelfde verpakking coëxisteren.
De CIP13 is de geldende referentie voor elke dispensatie- en terugbetalingsoperatie. Een apotheker die waar de cip-code apotheek te vinden is, doet er goed aan om het scannen van de Datamatrix te systematiseren in plaats van visueel te lezen.
ANSM E-CODex Database: een CIP vinden zonder de doos in de hand
De doos is niet altijd beschikbaar. Uitverkocht, vraag van een patiënt per telefoon, administratieve controle: het is noodzakelijk om een CIP te kunnen vinden op basis van de naam van het geneesmiddel of de CIS-code (specialiteitsidentificatie).
De ANSM stelt de E-CODex database beschikbaar, die gedownload kan worden en die voor elke presentatie het volgende koppelt:
- De 7-cijferige CIP-code (oud formaat, nog steeds gebruikt in sommige beheersoftware)
- De 13-cijferige CIP-code (huidig formaat, essentieel voor facturering)
- De administratieve status van de presentatie (actieve vergunning, geschorst, ingetrokken)
- De commercialisatiestatus met de bijbehorende declaratie datum
Deze database vormt de officiële bron. De beheersoftware voor apotheken (LGO) maakt hier gebruik van, maar met een variabele updatevertraging afhankelijk van de uitgever. Bij twijfel over een code, is directe controle in E-CODex sneller dan een telefoontje naar de groothandel.
CIP7 en CIP13: de overeenkomst tussen de twee formaten begrijpen
De CIP7 is het oude historische formaat van 7 cijfers. De CIP13 heeft het vervangen om zich aan te passen aan de internationale codificatiestandaarden. Beide identificeren dezelfde presentatie, maar de CIP13 bevat een prefix en extra controlegetal.
De Club Inter Pharmaceutique (CIP), de organisatie die deze codificatie beheert, publiceert een overeenkomstentabel tussen de twee formaten. Deze tabel is toegankelijk via de site cipmedicament.org. Het is bijzonder nuttig in drie situaties:
- Migratie van een oude beheersoftware die de referenties in CIP7 opsloeg naar een recent systeem
- Lezing van oude recepten of regelgevende documenten vóór de overgang naar CIP13
- Verzoening van gegevens tussen ziekenhuisdatabases (die soms de UCD-code gebruiken) en apotheekdatabases
De UCD-code (Unité Commune de Dispensation), gebruikt in ziekenhuizen, is een andere identificatie dan de CIP. Het verwarren van beide leidt tot traceerfouten bij terugleveringen. CIP voor de apotheek, UCD voor het ziekenhuis: deze onderscheiding blijft de meest betrouwbare referentie.
Beheersoftware voor apotheken: dagelijks gebruik maken van de CIP-zoekfunctie
De meeste LGO’s bieden een directe zoekfunctie op CIP-code in hun hoofdzoekbalk. Het invoeren van de 13 cijfers (of de 7 van de CIP7 afhankelijk van de software) toont onmiddellijk het productblad met de prijs, de voorraad, het terugbetalingspercentage en de generieke equivalenten.
Deze functie vervangt de zoekopdracht op handelsnaam wanneer deze verwarring kan veroorzaken. Twee specialiteiten met vergelijkbare namen maar verschillende samenstellingen kunnen zonder ambiguïteit worden onderscheiden door hun CIP. Voor de voorbereiders, het scannen van de Datamatrix op het moment van ontvangst van de bestellingen vult automatisch de voorraad aan met de juiste CIP13, wat de inventaris betrouwbaarder maakt.
Recente software toont ook de commercialisatiestatus afkomstig van de ANSM-databases, wat de presentaties aangeeft die zijn ingetrokken of waarvan een uitputting is verklaard. Het controleren van deze status op het moment van dispensatie voorkomt dat een doos wordt afgegeven waarvan de presentatie inmiddels is geschorst.
Verschil tussen CIP, EAN-barcode en AMM-nummer
De CIP identificeert een commerciële presentatie (een specifieke verpakking). Het AMM-nummer identificeert de vergunning voor het op de markt brengen van een specialiteit, ongeacht de verpakking. Eenzelfde geneesmiddel met een unieke AMM kan meerdere CIP-codes hebben als er verschillende doosformaten bestaan.
De EAN-barcode (European Article Number) die op de verpakking zichtbaar is, codeert de CIP13 in een formaat dat leesbaar is voor commerciële scanners. Het is geen extra identificatie, maar een leesmedium. Het scannen van de EAN van een doos geneesmiddel komt overeen met het lezen van zijn CIP13.
Deze overlap van nummers creëert verwarring, vooral voor patiënten die hun geneesmiddel online proberen te identificeren. De CIP is de enige code die specifiek is voor de Franse farmaceutische keten. De andere identificaties (EAN, CIS, UCD, AMM) zijn aanvullend, maar vervangen deze niet voor de apotheekbeheer.
De meest effectieve reflex blijft het scannen van de Datamatrix op de doos voor een onmiddellijke identificatie, en het raadplegen van de E-CODex-database van de ANSM wanneer de doos ontbreekt. Deze twee toegangspunten dekken vrijwel alle situaties die zich aan de balie voordoen.